Comment en finir avec la « réunionite aiguë » au bureau

Thuy-Diep Nguyen – Challenges Magazine 30.03.2018

Marre de passer votre vie en réunion ? Selon une étude récente, les cadres consacrent plus de six semaines par an, en moyenne, à l’exercice. Un vrai paradoxe à l’heure de l’entreprise « libérée ». Voici quelques ficelles pour rendre ces grand-messes plus utiles, plus motivantes et efficaces…

Trois semaines par an. Et plus de six semaines pour les cadres ! C’est le temps que les salariés français passent en moyenne en réunion, selon une étude publiée l’été dernier par l’institut Opinionway, pour Empreinte humaine, cabinet de conseil spécialisé dans la qualité de travail et la prévention des risques psychosociaux. Les Français sont parmi les champions du temps perdu dans des réunions sans fin. Le fruit, nul doute, de notre art inné de la rhétorique et de la dialectique… Mais un vrai handicap à l’aune de l’entreprise collaborative, toujours plus transversale. À quoi bon supprimer des couches pour multiplier les conciles ?

De fait, l’entreprise dite « libérée » a vite fait de nourrir le terreau des process, du reporting, voire de règlementations accrues. « Siège social à Paris, direction financière au Luxembourg, R&D aux Etats-Unis… paradoxalement, la globalisation des entreprises, et la digitalisation ont contribué à multiplier les réunions », constate Louis Vareille, ancien cadre dirigeant de Danone, vétérinaire de formation, qui s’est bâti une troisième vie professionnelle comme « réuniologue » conseil. « La réunion est alors le seul moyen de faire vivre le collectif. Le seul lieu et le seul moment où les gens s’entendent ».

Surtout quand la distance, le décalage horaire ou encore le mélange des cultures et des langues s’en mêlent ! « Mais par manque de méthode, de discipline et surtout d’esprit critique, le système peut vite dériver », poursuit l’expert. Constat avéré, toujours selon Opinionway : aux yeux des salariés interrogés, seule une réunion sur deux (52 %) est considérée comme productive. Une personne sur quatre estime carrément sa présence inutile. Un chiffre qui en dit long – aussi – sur le sentiment d’autonomie de ces sondés dans leur job…

La réunion utile et efficace existe pourtant. Louis Vareille en a fait son cheval de bataille : « Elle est réussie dès lors qu’elle est productive – l’objectif est atteint -, engageante – tout le monde a apporté sa pierre à l’édifice – et instructive – on en retire les leçons pour faire encore mieux la prochaine fois », martèle-t-il. Mais encore faut-il bien baliser le parcours. Et se faire une raison : au grand dam des allergiques aux brainstormings de masse, les réunions ne disparaîtront jamais totalement. Toujours selon l’étude Opinionway/Empreinte humaine, 75 % des salariés déclarent même ne pas avoir la possibilité d’y échapper. Les règles d’or pour éviter de transformer une réunion en un long calvaire collectif.

♣  Commencez par la fin! À savoir l’objectif final de la réunion. « Pas d’objectif ? Pas de réunion ! », décrète sans ambages Louis Vareille. Un must à l’heure où le salarié, désespérément en quête de sens dans son travail, est menacé de bore-out. Fixez un but et annoncez clairement la couleur. S’agit-il de déterminer le prix d’un nouveau produit ? De dessiner un plan stratégique quinquennal ? 18% des salariés regrettent qu’il n’y ait « pas d’ordre du jour » ou « d’objectif clairement défini » au départ.

♣  Soignez le casting. Quand l’objectif est clair, l’animateur est en position de force pour déterminer qui et comment on va pouvoir l’aider. Pour choisir la couleur d’un nouveau produit, pas la peine de convoquer le ban et l’arrière-ban de l’entreprise, du commercial au directeur financier.

♣  Démarrez à l’heure. Exit le quart d’heure en rab’, ô combien latin…

♣  Limitez votre réunion dans le temps. A l’image des réunions parents d’élèves à l’école, un timing juste et serré évite que chaque géniteur parle sans fin de son bébé. Cela évite aussi aux autres de décrocher. Quelques signes qui ne trompent pas : les participants qui se mettent à triturer leur smartphone ou une mèche de cheveu, à mâchouiller leur stylo, à crayonner les marges de leur présentation Excel… En réunion, 44 % des salariés utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour autre chose que la réunion.

♣  Jouez-là comme Michael Bloomberg et bien d’autres managers en tentant le stand-up meeting, sans chaises ni tables. Pour gagner en temps – et en éveil.

♣  Assumez votre rôle. « Trop souvent les participants jouent les victimes, se plaignent de leur temps de parole, de ne pas être écouté, etc., note Louis Vareille. Mais c’est aussi à eux de prendre leurs responsabilités, de bien utiliser le collectif. C’est à votre tour de parler ? Le temps de votre intervention, c’est vous l’animateur, le patron. Si vous avez bien préparé, la réunion devient alors un lieu d’influence incroyable ».

♣  Restez maître du digital… et non l’inverse. Webinars (séminaires en ligne), téléconférences… la technologie, plus la distance et le fait que les interlocuteurs ne se connaissent pas toujours peuvent être synonymes de grand-messes à rallonge. Soyez discipliné.

♣  Faites un tour de table en fin de parcours, pour mieux préparer la suite. Que peut-on faire pour gagner en efficacité ? Quel est l’objectif précis de la prochaine réunion ? Encore le meilleur moyen de remporter l’adhésion et la mobilisation de tous.
 

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Résumé

Un article paru dans Challenges le vendredi 30 mars 2018. La journaliste a mixé des éléments extraits d’une belle étude de 2017 avec l’échange que j’ai pu avoir avec elle le mardi 20 mars.

Même si certains propos sont un peu déformés, je retrouve des idées clefs que j’ai en tête :

– les bonnes réunions existent,

– cela demande de la discipline,

– on ne peut pas passer son temps à pleurnicher … mieux vaut prendre les choses en main.